Praca z systemem

 

Archer-DMS to, dostępny poprzez przeglądarkę internetową, system wspomagający usługi w zakresie przechowywania i archiwizowania dokumentów papierowych i elektronicznych.
Dzięki systemowi możliwe jest przejmowanie akt, udostępnianie w trybie on-line przechowywanych dokumentów, archiwizowanie dokumentów kadrowo-płacowych, porządkowanie całości zbiorów, prowadzenie bieżącej obsługi zbiorów oraz przekazaniebrakowanie dokumentów. Ponadto system umożliwia automatyczne generowanie raportów.
Unikalną funkcjonalnością jest możliwość wykorzystania tagów RFID i specjalnie przygotowanego sprzętu do śledzenia i inwentaryzacji dokumentów.

Fizyczna organizacja dokumentów

Koncepcja archiwum

Organizacja pracy

Firma

  • Konfiguracja danych firmy
  • Dane adresowe i kontaktowe

Uprawnienia i Role

  • Archiwista
  • Kurier
  • Magazynier
  • Kierownik
  • Klient

Pracownicy

  • Opcje profilu
  • Dane kontaktowe

Archer DMS – funkcje

  • archiwizacja, bezpieczne składowanie i zarządzanie informacją dowolnego typu,
  • zarządzanie dokumentami wirtualnymi (łączącymi różne rodzaje i formaty dokumentów fizycznych i elektronicznych),
  • klasyfikacja dokumentów (wg standardowego, ustawowego lub opartego na ustawowym -  firmowym RWA),
  • możliwość tworzenia wielu repozytoriów (np. osobne repozytoria dla dokumentów HR i klientów; dla różnych spółek z grupy kapitałowej) i zróżnicowania uprawnień dla nich,
  • szybkie wyszukiwanie dokumentów i informacji,
  • zaawansowane funkcje wyszukiwania (m.in. pełno tekstowe),
  • zarządzanie archiwizacją w czasie (np. powiadamianie o możliwości usunięcia dokumentów, które przekroczyły wymagany czas przechowywania),
  • rozbudowany system uprawnień i autoryzacji.

Archer DMS – technologia

  • rozwiązanie wieloplatformowe – możliwość zastosowania różnych SZBD (Oracle, MSSQL, PostgreSQL),
  • dostęp online, z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, do dokumentów i informacji,
  • nowoczesna, responsywna technologia Bootstrap,
  • otwartość i skalowalność - uniezależnienie się od kwestii fizycznego miejsca przechowywania dokumentów, możliwość udostępnienia dowolnej liczbie uprawnionych użytkowników,
  • komfort i sprawność pracy - dostęp przez przeglądarkę www,
  • możliwość pracy mobilnej (w tym na smartfonach i tabletach),
  • interfejsy API oraz WS do integracji z innymi systemami.

Możliwości i funkcjonalność

  • odzwierciedla tradycyjny sposób pracy z dokumentem papierowym,
  • umożliwia bezpośredni dostęp do żądanych informacji,
  • umożliwia bezpieczny dostęp do informacji bez jakichkolwiek ograniczeń,
  • system polski napisany pod kątem wymagań polskiego użytkownika i dostosowany do wymogów polskiego prawa.

Aspekty bezpieczeństwa

System zapewnia podstawowe funkcje bezpieczeństwa:

  • Autentyczność (ang. authenticity),
  • Niezaprzeczalność (ang. non-repudiation),
  • Poufność (ang. confidentality),
  • Integralność (ang. integrity),
  • Dostępność (ang. availability),
  • Rozliczalność (ang. accountability).

Moduł zleceń

  • Moduł zleceń umożliwia klientom zlecanie przygotowania dokumentów dostępnych w archiwum.
  • Klient może wyszukać dokumenty przy użyciu wyszukiwarki Archer DMS.
  • Można zlecić przygotowanie kilku dokumentów na raz.
  • Każde zlecenie jest obsługiwane przez archiwistę.
  • Klient i Archiwista jest informowany e-mailem o złożeniu i zmianie statusu zlecenia.
  • Archiwista ma dostęp do wszystkich funkcjonalności systemu Archer DMS.

Skanowanie

  • Bezpośrednie skanowanie z urządzeń wielofunkcyjnych oraz skanerów.
  • Jednokrotne skanowanie dokumentów i dostarczanie w wiele miejsc docelowych (np. folder, e-mail, baza danych, system dokumentowy).
  • Centralne zarządzanie wszystkimi dokumentami w workflow.
  • Zaawansowane skanowanie z obróbką jakości i poprawy obrazu.
  • Odczytanie barkodów oraz pisma odręcznego.
  • Konwertowanie skanowanych dokumentów do przeszukiwanych PDF, WORD, EXCEL – i wielu innych formatów.

Identyfikacja obiektów

Możliwość wykorzystania różnych form identyfikacji:

  • Barcode,
  • QR Code,
  • RFID.

OCR

OCR umożliwia rozpoznawanie i indeksowanie treści znajdującej się w dokumentach. Wyszukana treść jest indeksowana w systemie i automatycznie powiązywana z dokumentem.

  • Wielojęzyczny, zintegrowany moduł OCR pobiera słowa kluczowe z dokumentów,
  • Wykorzystanie OCR do detekcji kodów kreskowych w dokumencie,
  • Pełno tekstowe wyszukiwanie dokumentów,
  • Wyszukiwanie dokumentów według jednego lub wielu kryteriów,
  • Opcje wyszukiwania dostosowane do funkcjonalności systemu.