Korzyści

 

Wybór systemu zapewniającego następujące funkcjonalności:

  • Czytelny, intuicyjny, przyjazny dla użytkownika interfejs systemu.
  • Wersjonowanie dokumentów.
  • Łatwość i częściowa automatyzacja dodawania dokumentów.
  • Możliwość edycji oraz zdefiniowania formularzy dla nowych rodzajów akt.
  • Zaawansowane wyszukiwanie.
  • Łatwość integracji z innymi aplikacjami wewnątrz firmy np. z systemem typu ERP.
  • Skalowalność systemu.
  • Zgodność systemu z ISO 9001 oraz wymaganiami Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
  • Bezpieczeństwo systemu -bezpieczeństwo transmisji danych oraz mechanizmy szyfrowania oraz kompresji.
  • Odpowiednie ustawienie struktury zapisywania dokumentów (odzwierciedlenie struktury papierowej).
  • Właściwy wybór indeksacji w trakcie archiwizacji dokumentów.
  • Dobrze zabezpieczona i zwymiarowana baza danych, najlepiej umieszczona na odrębnym serwerze.
  • Zapewnienie „disaster recovery” (zapasowego serwera z aplikacją  na wypadek awarii).
  • Zapewnienie szybkiej i bezpiecznej transmisji danych.
  • Możliwe określenie właściwej listy użytkowników oraz ich poziomu dostępu do archiwum (zasoby ludzkie)-nadawanie uprawnień.
  • Wraz ze wzrostem potrzeb i świadomości pracowników, możliwość rozbudowania systemu o dodatkowe funkcjonalności.
  • Zapewnienie ewentualnej integracji z innymi wewnętrznymi aplikacjami.
  • Wygodne zarządzanie poufnością danych.
  • Wysoka jakość i kompletność informacji.
  • Wygodne zarządzanie danymi.

Dlaczego Archer DMS?

  • Centralizacja obsługi dokumentów,
  • Redukcja kosztów związanych z zarządzaniem i archiwizacją dokumentów,
  • Sprawny nadzór nad przepływem dokumentów w organizacji,
  • Możliwość śledzenia przepływu dokumentów,
  • Optymalizacja rozmieszczenia dokumentów w fizycznym archiwum,
  • Redukcja kosztów pracy nad dokumentem,
  • Rozbudowa systemu zarządzania obiegiem dokumentów wraz z rozwojem firmy bez konieczności ponoszenia dużych nakładów finansowych,
  • Możliwość przechowywania dokumentów elektronicznych i obrazów dokumentów,
  • Szybka i łatwa lokalizacja dokumentu w archiwum,
  • Wysoki poziom bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów.

Korzyści dla firm, które wdrożyły system AUREA BPM

  • Rozwiązanie oparte o system (już posiadany i szeroko wykorzystywany) AUREA BPM.
  • Automatyczne kierowanie przebiegiem pracy i zadaniami zgodnie ze strukturą organizacyjną, skrzynka zadań i kroków do wykonania dla każdego użytkownika, rejestrowanie i udostępnianie informacji o zdarzeniach, zmianach i aktualnym statusie spraw, uruchamianie powiadomień o określonych zdarzeniach, w określonym czasie, obsługa deadline’ów (dla całego procesu lub danego kroku), obsługa zastępstw, kontrolaraportowanie, komunikacja z systemami zewnętrznymi (np. import danych w określonym czasie), łatwość dostosowania środowiska pracy do potrzeb i preferencji użytkowników (język, ilość, rodzaj i sposób wyświetlania elementów, indywidualne filtry wyszukiwania i in.).