DMS

 

System klasy DMS (Document Management) to rozwiązanie wspomagające zarządzanie dokumentami i ich przepływem w firmie. Document Management System pozwala na:

  • zarządzanie zarówno obrazami dokumentów (zeskanowane dokumenty papierowe), jak i dokumentami elektronicznymi (pliki tekstowe, poczta elektroniczna, etc.),
  • automatyczne indeksowanie archiwizowanych dokumentów,
  • łączenie dokumentów w grupy tematyczne (np. dokumenty dostarczone na potrzeby udzielenia kredytu czy historia kontaktów z klientem),
  • zarządzanie przepływem dokumentów i ich obsługę (zamówienia, wypożyczenia, zwrot, brakowanie, przekazanie).

Funkcje DMS

  • rejestrowanie,
  • porządkowanie,
  • klasyfikacja,
  • system kontroli wersji,
  • archiwizacja danych,
  • powiadomienia osobiste bądź dla grup użytkowników o zmianach,
  • monitorowanie plików i folderów,
  • obsługa różnych formatów plików,
  • operacje przenoszenia, wysyłania w obieg, usuwania,
  • zarządzanie obiegiem dokumentów.

Korzyści biznesowe i operacyjne

  • redukcja kosztów operacyjnych i wzrost efektywności wewnętrznych i zewnętrznych procesów biznesowych,
  •  sprawny nadzór nad procesami i pracą w firmie,
  •  lepsza komunikacja wewnątrz organizacji,
  •  wzrost jakości obsługi klientów i partnerów,
  •  rozbudowa systemu zarządzania obiegiem dokumentów wraz z rozwojem firmy bez konieczności ponoszenia dużych nakładów finansowych.